Benutzungsordnung

• Es gilt die Lesesaalordnung des Landesarchivs NRW. Jede neue Benutzerin und jeder neue Benutzer stellt beim ersten Besuch einen Benutzungsantrag.

• Die Unterlagen sind mit größter Sorgfalt zu behandeln; historisches Schriftgut darf nicht als Schreibunterlage benutzt werden und muss vorsichtig geblättert und transportiert werden.

• Die Nutzung eigener Digitalkameras oder Scanner ist nicht erlaubt. Zum Schutz der Unterlagen werden Kopien von dem dazu qualifizierten Fachpersonal angefertigt. Bitte haben Sie Verständnis, dass Fotoaufträge je nach Aufwand mehrere Wochen in Anspruch nehmen können.

• Die Benutzung der Bestände des Stadtarchivs ist kostenlos. Lediglich für besondere Dienstleistungen werden Gebühren erhoben.

• Wenn Sie Materialien des Stadtarchivs verwenden, müssen diese genau zitiert werden. Eine Signatur besteht aus dem Kürzel des Archiv, die Bestandsbezeichnung und die lfd. Nummer. Zum Beispiel: Stadtarchiv Detmold (StADt), D 106 Detmold A, Nr. 6667.

• Nach Fertigstellung einer Arbeit, die wesentlich aus Unterlagen des Stadtarchivs Detmold erarbeitet wurde oder in der Abbildungen aus dem Bestand des Stadtarchivs verwendet wurden, überlassen Sie dem Stadtarchiv Detmold ein Belegexemplar.

Eine kleine Erklärung für das Arbeiten im Archiv 

• Provenienzprinzip (lateinisch „Herkunft“): Grundprinzip der Archivkunde, dass Unterlagen in dem Zusammenhang verwahrt werden, in dem sie entstanden sind.
• Bestand: Die Überlieferung, bestehend aus allen Verzeichnungseinheiten, die von einer bestimmten Organisationseinheit stammt. Dies kann eine Behörde, ein Gericht, ein Nachlasser oder eine Körperschaft wie ein Verein oder eine Firma sein.
• Verzeichnungseinheit (= VE): Einheit innerhalb eines Bestandes, die durch eine eindeutige Kennzeichnung durch die Signatur und die dazu gehörigen Verzeichnungsangaben im Findmittel identifiziert wird. Sie umfasst Archivalien, die durch eine Bestellsignatur und weitere Erschließungsinformationen beschrieben werden, und kann sowohl analoge als auch digitale Archivalien umfassen.
• Signatur: Kennzeichnung eines Archivale zur Zuordnung und späteren Zitation. 
  
  Beispiel: Stadtarchiv Detmold, D 106 Detmold A, Nr. 12345
  Stadtarchiv Detmold (Zuständiges Archiv)
  D 106 Detmold A (Bezeichnung des Bestands)
  Nr. 12345 (Nummer des Archivale im dazugehörigen Bestand)

• Findmittel: Hilfsmittel, die zur Recherche und Nutzung von Archivalien dienen. Sie umfassen verschiedene Formen wie Findbücher und Bestandsübersichten. Diese Findmittel helfen dabei, die Struktur und den Inhalt der Bestände zu verstehen und ermöglichen eine systematische Suche innerhalb der Archivbestände. In vielen Archiven sind auch Online-Findbücher verfügbar, die die Nutzung erleichtern.
• Ziehzeiten: Zu diesem Zeitpunkt werden die Bestellungen aus dem Lesesaal gesammelt ins Magazin gegeben, um daraufhin die Archivalien in den Lesesaal bringen zu können.
• Sperrfristen: Je nach Inhalt der VE werden verschiedene Sperrfristen angewendet, welche sich vor allem an Personendaten und deren Schutz orientieren.
  
  Ablauf folgender Fristen standartgemäß für Archivgut (außer Personenstandsunterlagen):
  - 30 Jahre nach Schließung der Akte
  - 60 Jahre nach Schließung der Akte, wenn besondere Geheimhaltungsvorschriften gelten
  - Wenn Personendaten involviert sind: 10 Jahre nach Tod
  - Wenn Personendaten involviert sind: 100 Jahre nach Geburt
  - Wenn Personendaten involviert sind: 60 Jahre, wenn weder Geburts- noch Todesdatum bekannt sind
  
  In manchen Fällen kann u.a. für wissenschaftliche Nutzung die Sperrfrist verkürzt werden. Dies kann nur auf Anfrage bei der Stadtarchivarin genehmigt werden.